Jednostronny protokół odbioru robót budowlanych – czy zastępuje odbiór inwestora?

Ostatnio zwrócił się do mnie inwestor z prośbą o analizę umowy o roboty budowlane. Jedno z jej postanowień przewidywało, że w przypadku odmowy odbioru wykonawca może sporządzić jednostronny protokół odbioru.

Z punktu widzenia wykonawcy zamysł jest dość prosty: protokół ma potwierdzać odbiór, a odbiór otwiera drogę do rozliczenia robót i zapłaty wynagrodzenia. Trudno się temu dziwić – ostatecznie wykonawca realizuje roboty po to, żeby otrzymać za nie zapłatę.

Problem w tym, że samo wpisanie do umowy prawa do sporządzenia „jednostronnego protokołu odbioru” nie zawsze daje wykonawcy taki skutek, jakiego oczekuje. Jeżeli postanowienie jest zbyt ogólne albo nie określa, kiedy można z niego skorzystać i jakie skutki ma wywołać protokół, zamiast ułatwić rozliczenie robót może stać się kolejnym punktem sporu między stronami.

Ponieważ z tym zagadnieniem spotykam się w praktyce dość często, postanowiłam wziąć je na warsztat.

Zacznijmy od odbioru – bo protokół to jeszcze nie odbiór

Art. 647 Kodeksu cywilnego nakłada na wykonawcę obowiązek oddania przewidzianego w umowie obiektu, a na inwestora – jego odebrania i zapłaty umówionego wynagrodzenia.

W praktyce odbiór najczęściej kończy się podpisaniem protokołu i właśnie dlatego łatwo zacząć traktować te dwie rzeczy jako jedno.

Protokół przede wszystkim dokumentuje to, co wydarzyło się przy odbiorze: kto był obecny, jakie roboty przedstawiono do odbioru, czy inwestor zgłosił zastrzeżenia, jakie wady stwierdzono i co strony ustaliły co do ich usunięcia. Odbiór ma duże znaczenie dla późniejszych rozliczeń, rękojmi czy gwarancji, dlatego powinien być dobrze udokumentowany.

Sam dokument zatytułowany „protokół odbioru” nie przesądza jednak jeszcze, że do odbioru doszło.

Działa to również w drugą stronę. Sam brak podpisu inwestora pod protokołem nie oznacza, że może on dowolnie odwlekać odbiór, a razem z nim zapłatę wynagrodzenia.

Czy wykonawca może sam sporządzić protokół odbioru?

Sporządzić – oczywiście może.

Załóżmy, że wykonawca zakończył roboty i zgodnie z umową zawiadomił inwestora, że odbiór odbędzie się 20 sierpnia o godzinie 10.00.

O 10.00 wykonawca jest na budowie. Inwestor się nie pojawia. Nie przekłada terminu, nie wskazuje wad, nie wyjaśnia, dlaczego nie przystępuje do odbioru.

Wykonawca sporządza protokół, w którym opisuje stan robót, wskazuje datę wcześniejszego zgłoszenia gotowości do odbioru i odnotowuje niestawiennictwo inwestora. Dołącza zdjęcia i wcześniejszą korespondencję.

Taki dokument może być później bardzo przydatny.

Czym innym byłoby jednak wpisanie do tego samego protokołu:

W pierwszym przypadku wykonawca dokumentuje to, co wydarzyło się na budowie. W drugim próbuje już przypisać sporządzonemu przez siebie dokumentowi określony skutek prawny.

I tutaj ogromne znaczenie ma treść umowy.

Dobrze pokazuje to sprawa rozpoznawana przez Sąd Najwyższy pod sygnaturą III CSKP 9/21. Co ciekawe, na dokonany wcześniej jednostronny odbiór powoływał się tam zamawiający. Przekonywał, że skoro roboty zostały już jednostronnie odebrane, wykonawca nie miał później podstaw do odstąpienia od umowy.

Sąd Najwyższy nie podzielił tego stanowiska. Umowa nie przewidywała jednostronnego odbioru, a zachowanie samych stron wskazywało, że również po jego rzekomym dokonaniu nadal uważały formalny odbiór przewidziany umową za konieczny.

A co, jeśli jednostronny protokół został przewidziany w umowie?

Wracamy do postanowienia, od którego zaczęłam:

Czytając taki zapis po stronie inwestora, od razu zadaję pytanie: jakiej odmowy?

Wyobraźmy sobie dwie budowy.

Na pierwszej wykonawca zakończył roboty, prawidłowo zawiadomił inwestora o odbiorze, ale inwestor od dwóch tygodni nie znajduje czasu na przyjazd. Raz przesuwa termin, później przestaje odpowiadać na wiadomości.

Na drugiej inwestor przychodzi na odbiór i wskazuje, że wykonany element konstrukcyjny nie osiąga parametrów wymaganych projektem. Z tego powodu odmawia odbioru.

W obu sytuacjach do odbioru nie doszło. Przyczyna jest jednak zupełnie inna.

Trudno więc zaakceptować postanowienie, które bez żadnego rozróżnienia daje wykonawcy takie same uprawnienia zarówno wtedy, gdy inwestor po prostu unika odbioru, jak i wtedy, gdy wskazuje konkretne nieprawidłowości mogące uzasadniać odmowę.

Wady robót a odmowa odbioru

Tu dochodzimy do kolejnego problemu: czy wystarczy znaleźć wadę, żeby odmówić odbioru?

Nie.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się obecnie, że inwestor może odmówić odbioru przede wszystkim wtedy, gdy mamy do czynienia z wadami istotnymi albo roboty zostały wykonane w sposób istotnie niezgodny z umową, projektem czy zasadami wiedzy technicznej. Przy wadach nieistotnych sam fakt ich występowania zasadniczo nie powinien blokować odbioru.

W literaturze można znaleźć również bardziej rygorystyczne wobec wykonawcy stanowiska, zgodnie z którymi inwestor nie powinien być zmuszany do odbioru wadliwego świadczenia. Spór doktrynalny istnieje, natomiast w praktyce sądowej bardzo duże znaczenie ma właśnie rozróżnienie wad istotnych i nieistotnych.

I tutaj zaczyna się część, której nie da się rozstrzygnąć samą treścią protokołu.

Dobrym przykładem jest sprawa I CSK 333/16. Dotyczyła m.in. użycia przy wykonywaniu podbudowy parkingu materiału innego niż przewidziany w umowie. Sama niezgodność materiałowa nie wystarczyła jednak do automatycznego przyjęcia, że mamy do czynienia z wadą istotną. Znaczenie miało to, jaki wpływ odstępstwo wywierało na trwałość, funkcjonalność i pozostałe właściwości obiektu.

Podobnie ciekawa jest wspomniana już sprawa III CSKP 9/21. Obwodnica została dopuszczona do użytkowania zaledwie dwa dni po przerwanym odbiorze. Dla sądu był to istotny argument przemawiający za tym, że stwierdzone usterki nie uniemożliwiały korzystania z obiektu.

Jeżeli więc inwestor twierdzi, że wada jest na tyle poważna, że uzasadnia odmowę odbioru, a jednocześnie obiekt jest normalnie użytkowany albo został dopuszczony do użytkowania, te dwie rzeczy trzeba będzie ze sobą pogodzić.

Właśnie dlatego w sporze o odbiór opinia osoby z odpowiednią wiedzą techniczną może być znacznie ważniejsza niż sam protokół.

Inwestor może napisać: „odmawiam odbioru, bo roboty wykonano niezgodnie z projektem”.

Wykonawca odpowie: „owszem, jest odstępstwo, ale nie ma żadnego wpływu na użytkowanie obiektu”.

Samo sporządzenie jednostronnego protokołu nie odpowie na pytanie, kto ma rację.

Brak podpisu inwestora a zapłata wynagrodzenia

Z drugiej strony odmowa podpisania protokołu nie może stać się dla inwestora prostym sposobem na odsuwanie zapłaty.

Załóżmy, że roboty zostały zakończone. Nie ma wad, które uzasadniałyby odmowę odbioru. Wykonawca prawidłowo zgłasza gotowość do odbioru, ale inwestor nie przystępuje do czynności. Umowa przewiduje natomiast, że faktura może zostać wystawiona dopiero po odbiorze.

Gdyby przyjąć, że bez podpisu inwestora wynagrodzenie nigdy nie staje się wymagalne, rozwiązanie byłoby banalne: wystarczy nie podpisywać protokołu.

Orzecznictwo już od dawna nie akceptuje takiego podejścia.

W wyroku z 7 kwietnia 1998 r., II CKN 673/97, Sąd Najwyższy rozpoznawał sprawę, w której inwestor uchylał się od dokonania formalnego odbioru. SN dopuścił wówczas jednostronne udokumentowanie odbioru przez wykonawcę jako podstawę dalszego rozliczenia.

Nie wyciągałabym jednak z tego orzeczenia zasady:

Późniejsza sprawa III CSKP 9/21 dobrze pokazuje, dlaczego takie uproszczenie byłoby błędne. Tam umowa nie przewidywała jednostronnego odbioru, a strony swoim dalszym zachowaniem pokazywały, że nadal oczekują przeprowadzenia odbioru zgodnie z umową.

Znaczenie mają więc nie tylko przepisy, ale również treść konkretnej umowy i to, jak strony rzeczywiście postępowały.

W literaturze wskazuje się ponadto, że przy braku odmiennych postanowień umownych wymagalność wynagrodzenia wykonawcy może być wiązana już z prawidłowym oddaniem obiektu inwestorowi do odbioru. Sam odbiór pełni wtedy przede wszystkim funkcję aprobacyjną i dokumentacyjną.

Po co więc wykonawcy jednostronny protokół?

Przede wszystkim po to, żeby pół roku później nie zostać wyłącznie z dwiema wersjami tej samej historii.

Wykonawca mówi:

Inwestor odpowiada:

Jeżeli na tym kończy się materiał dowodowy, zaczyna się problem.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy wykonawca ma wcześniejsze zgłoszenie gotowości do odbioru, potwierdzenie jego doręczenia, zawiadomienie o konkretnym terminie, protokół sporządzony tego dnia, dokumentację zdjęciową i bieżącą korespondencję dotyczącą stanu robót.

Jednostronny protokół może więc być bardzo użyteczny. Powinien jednak przede wszystkim rzetelnie opisywać to, co faktycznie wydarzyło się na budowie.

Jeżeli inwestor wskazał przyczynę odmowy – trzeba ją wpisać. Jeżeli się nie stawił – również. Jeżeli pozostały drobne prace albo usterki – nie ma sensu udawać, że ich nie było.

Dokument przygotowany na wypadek późniejszego sporu będzie tym bardziej wiarygodny, im mniej będzie przypominał deklarację jednej ze stron: „wszystko zrobiliśmy dobrze”.

Porządek musi być również w papierach. To one zostają, kiedy emocje z placu budowy dawno już opadną.

Co powinno zwrócić uwagę inwestora w takiej klauzuli?

Analizując umowę po stronie inwestora, nie usuwałabym automatycznie każdego postanowienia pozwalającego wykonawcy na sporządzenie jednostronnego protokołu.

Rozumiem jego funkcję. Wykonawca także powinien mieć możliwość zabezpieczenia się przed sytuacją, w której prawidłowo kończy roboty, a inwestor po prostu unika odbioru.

Nie zostawiałabym natomiast zapisu:

Po pierwsze, doprecyzowałabym, kiedy wykonawca może skorzystać z tego uprawnienia. Przede wszystkim należałoby rozważyć powiązanie go z bezzasadną odmową odbioru albo niestawiennictwem inwestora mimo prawidłowego zgłoszenia robót i zawiadomienia o terminie.

Po drugie – trzeba ustalić skutki.

Samo stwierdzenie, że wykonawca „może sporządzić protokół”, niewiele mówi.

Czy od tej daty biegnie termin płatności? Czy termin zakończenia robót uważa się za dochowany? Co dzieje się z karami umownymi? Od kiedy biegnie okres gwarancji? Co z wadami zgłoszonymi wcześniej przez inwestora?

Gotowej klauzuli tu nie podam – dobrą pisze się pod konkretną umowę, a nie z szablonu. Natomiast właśnie te kwestie powinny być w niej przemyślane.

Im więcej zostawimy do ustalenia dopiero wtedy, kiedy pojawi się konflikt, tym więcej będzie później o co się spierać.

Czy jednostronny protokół odbioru jest więc skuteczny?

Nie ma tu jednej odpowiedzi, którą można zastosować do każdej umowy.

Jeżeli kontrakt w ogóle nie przewiduje jednostronnej procedury, wykonawca nie powinien zakładać, że sporządzenie własnego protokołu automatycznie zastąpi odbiór, którego zgodnie z umową powinien dokonać inwestor. Sprawa III CSKP 9/21 jest tego dobrym przykładem.

Jeżeli natomiast możliwość sporządzenia jednostronnego protokołu została w umowie przewidziana, trzeba przeczytać coś więcej niż samo zdanie przyznające wykonawcy takie prawo.

Trzeba sprawdzić, kiedy może po nie sięgnąć i co ma się wydarzyć po sporządzeniu protokołu.

I właśnie tego zabrakło w postanowieniu, od którego zaczęłam ten tekst.