Roboty dodatkowe bez aneksu – czy wykonawcy należy się zapłata?

Brak aneksu nie kończy sprawy. Najpierw trzeba ustalić, co wykonano, kto to zlecił i na jakiej podstawie można rozliczyć prace.

Powiedzmy sobie szczerze: przy mniejszych inwestycjach część ustaleń nadal zapada „na gębę”. W trakcie robót pojawia się problem, inwestor oczekuje, że zostanie rozwiązany, a wykonawca słyszy: „proszę zrobić, papiery podpiszemy później”.

Zatrzymanie prac oznacza przesunięcie terminu, spięcie z inwestorem, a często także ryzyko kar umownych. Wykonawca robi więc dalej, ściąga ludzi, zamawia materiał i zakłada, że rozliczenie ustali się po fakcie.

Do aneksu jednak nie dochodzi. Przy fakturze inwestor powołuje się na ryczałt, brak pisemnego zlecenia albo zapis, zgodnie z którym każda zmiana wymaga formy pisemnej.

Nie da się odpowiedzieć bez przeczytania umowy i odtworzenia tego, co działo się na budowie. Brak aneksu może zamknąć drogę do dodatkowego wynagrodzenia z umowy, ale nie w każdej sprawie przekreśla wszystkie podstawy rozliczenia wykonanych prac.

Prowadzę sprawy z obu stron i ten sam brak dokumentu działa w dwie strony: raz uderza w wykonawcę, który rzeczywiście zrobił więcej, a innym razem chroni inwestora przed doliczeniem prac, które od początku należały do umówionego zakresu. Dlatego nie zaczynam analizy po żadnej ze stron. Najpierw sprawdzam, co naprawdę wykonano, kto to zlecił, jaką formę przewidywała umowa i jaki ślad został po realizacji.

Najpierw: czy roboty w ogóle były dodatkowe?

Brak aneksu ma znaczenie dopiero wtedy, gdy sporne prace rzeczywiście leżały poza pierwotnym zakresem.

To, że wykonawca nie ujął pracy w wycenie, nie doszacował jej kosztu, sam nazwał ją dodatkową albo sporządził na nią osobny kosztorys, jeszcze niczego nie przesądza. Jeżeli praca wynikała z projektu, opisu przedmiotu umowy albo była normalną konsekwencją przyjętego rozwiązania, może mieścić się w pierwotnym wynagrodzeniu.

Ten pierwszy etap omawiam osobno w tekście: Czym są roboty dodatkowe? Jak ustalić, czy prace wykraczają poza zakres umowy. Tutaj zakładam już, że wykonane prace faktycznie nie należały do pierwotnego zobowiązania wykonawcy.

Co właściwie znaczy „brak aneksu”?

Pierwszy dokument, do którego sięgam, to sama umowa. W kontraktach budowlanych powtarzają się klauzule, że zmiana zakresu wymaga aneksu, roboty dodatkowe można rozpocząć dopiero po pisemnym zleceniu, podstawą ich wykonania ma być protokół konieczności, wykonawca powinien przedstawić kosztorys do akceptacji albo że wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Te klauzule nie wywołują tego samego skutku.

Jeżeli strony zastrzegły formę pisemną, ale nie określiły skutku jej niezachowania, w razie wątpliwości przyjmuje się, że była przewidziana dla celów dowodowych. Inaczej jest, gdy umowa wprost mówi „pod rygorem nieważności”. Wtedy ustne rozszerzenie zakresu nie tworzy ważnej zmiany umowy.

Między przedsiębiorcami nie stosuje się ograniczeń dowodowych wynikających z niezachowania formy zastrzeżonej jedynie dla celów dowodowych (art. 74 § 4 k.c.). Sama taka klauzula nie zamyka więc drogi do zeznań świadków czy przesłuchania stron. Nie dotyczy to sytuacji, w której forma została zastrzeżona pod rygorem nieważności.

Zdanie „nie ma aneksu, więc wykonawcy nic się nie należy” jest więc za proste. Tak samo jak zdanie odwrotne: „skoro prace wykonano, inwestor musi zapłacić kwotę z faktury”. Brak aneksu może zamknąć drogę do wynagrodzenia z umowy. Czasami pozostaje inna podstawa rozliczenia, ale trzeba ją osobno wykazać.

Kto tak naprawdę zlecił roboty i czy miał do tego prawo?

Gdy ustalimy już, że prace rzeczywiście wykraczały poza umowę, środek ciężkości sporu często przenosi się na inne pytanie: kto je zlecił i czy był do tego umocowany?

Na budowie polecenia wydają różni ludzie: sam inwestor, członek zarządu spółki, pracownik techniczny, inspektor nadzoru, kierownik budowy albo projektant. Sama obecność na placu budowy nie oznacza jednak, że dana osoba może w imieniu inwestora rozszerzyć zakres umowy i zaakceptować dodatkowy koszt.

Dlatego kartka zatytułowana „zlecenie robót dodatkowych” nie kończy sprawy, dopóki nie ustali się, kto ją podpisał i z jakiego umocowania korzystał.

Najczęściej widzę to tak: rozmowy toczą się nie między osobami decyzyjnymi, lecz między technicznymi, a przy tym nie zawsze wiadomo, kto i w jakim zakresie ma pełnomocnictwo. Przy inwestycjach w reżimie zamówień publicznych decyzje po stronie zamawiającego często zapadają wolno, bo odpowiedzialność rozkłada się pomiędzy kilka osób i komórek organizacyjnych. Nikt nie chce samodzielnie zaakceptować dodatkowego kosztu, temat więc krąży, a wykonawca, związany harmonogramem i ryzykiem kar umownych, wykonuje prace, żeby nie zatrzymywać budowy. Dokumenty miały zostać podpisane później. Jak część z Państwa może znać z własnego doświadczenia, nie zawsze do tego dochodzi. Nie każda taka sytuacja kończy się sporem, ale najlepiej ograniczyć ryzyko, zanim wykonawca poniesie koszty kolejnych prac.

Sam brak podpisanego aneksu nie przesądza jeszcze, że ustne ustalenia i późniejsze zachowanie stron są bez znaczenia. Wolę strony można wyrazić także przez zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny, chyba że ustawa albo umowa uzależnia ważność czynności od zachowania określonej formy.

W sprawie II CSK 119/07 roboty dodatkowe wykonano na podstawie ustnych poleceń prezesa zarządu inwestora, mimo że umowa przewidywała dodatkowe zamówienie, protokół konieczności i formę pisemną zmian. Znaczenie miał jednak nie jeden fakt, lecz cały przebieg inwestycji: zachowanie osób reprezentujących inwestora, wpisy w dzienniku budowy, wykonanie robót, ich odbiór i korzystanie z obiektu.

Nie znaczy to, że każde słowo rzucone na budowie tworzy roszczenie. Trzeba ustalić, kto je wypowiedział, czy był uprawniony do działania za inwestora, co dokładnie zlecił, czy strony traktowały prace jako odpłatne oraz czy da się odtworzyć cenę albo sposób jej obliczenia.

Wpis w dzienniku budowy i protokół konieczności to jeszcze nie aneks

Wpis do dziennika budowy potrafi wiele udowodnić: że ujawniła się przeszkoda, kolejna praca była technicznie konieczna, przedstawiciele inwestora wiedzieli o problemie, bez nowego zakresu nie dało się kontynuować albo że konkretna decyzja zapadła w określonym momencie.

Nie dowodzi natomiast sam z siebie, że inwestor złożył oświadczenie o odpłatnym zleceniu i zaakceptował cenę.

Sąd Apelacyjny w Gdańsku w sprawie V ACa 449/15 zwrócił uwagę na różnicę między oświadczeniem wiedzy a oświadczeniem woli. Stwierdzenie, że dana praca jest konieczna dla realizacji inwestycji, opisuje sytuację techniczną. Nie musi jeszcze oznaczać zgody na zmianę umowy i podniesienie wynagrodzenia.

Tak samo jest z protokołem konieczności. Nazwa dokumentu sugeruje, że przesądza sprawę, ale jego rola zależy od umowy. W jednym kontrakcie będzie dokumentem technicznym przygotowującym właściwe zlecenie. W innym stanie się elementem procedury, bez którego wykonawca nie powinien zaczynać prac. Zawsze trzeba sprawdzić, kto go podpisał, czy miał umocowanie i czy protokół obejmował także cenę, termin oraz zgodę na wykonanie.

Nie ma jednego dokumentu, który wygra sprawę

Wykonawca, który liczy na jeden wpis albo jedną notatkę, jest w słabej pozycji. Znacznie więcej daje spójny ciąg dokumentów pokazujący, kiedy pojawiła się potrzeba prac, dlaczego nie mieściły się w umowie, komu je zgłoszono, kto polecił kontynuować, jaki zakres wykonano, jak go wyceniono i czy inwestor efekt odebrał oraz z niego korzysta.

Dobrze pokazuje to sprawa I ACa 175/14. Biegły odtwarzał zakres prac między innymi z wpisów kierownika budowy i inspektora nadzoru, protokołów konieczności, bezpośrednich zleceń inwestora, notatek z narad koordynacyjnych, zmian wprowadzanych w ramach nadzoru autorskiego oraz kosztorysów powykonawczych. Nie chodziło więc o jeden „magiczny” dokument, lecz o materiały, które wzajemnie się potwierdzały.

Czy ryczałt obejmuje także roboty dodatkowe?

Ryczałt odnosi się do zakresu świadczenia ustalonego przez strony. Jego sztywność oznacza, że wykonawca zasadniczo nie może żądać podwyżki tylko dlatego, że umówione roboty okazały się droższe albo bardziej pracochłonne.

Nie znaczy to jednak, że ryczałt obejmuje wszystko, co później pojawi się na budowie.

W sprawie I CSK 568/13 podwykonawca instalacji sanitarnych wykonał 720 bruzdowań, których projekt wykonawczy nie przewidywał, a bez których nie dało się prawidłowo poprowadzić przewodów. Zastosował też droższy system instalacji wodnej po zmianie projektu. Umowa wymagała pisemnego aneksu pod rygorem nieważności, ale aneksu nie zawarto.

Sąd Najwyższy uznał, że wynagrodzenie ryczałtowe nie obejmowało prac znajdujących się poza umówionym zakresem. Ponieważ nie było ważnej podstawy kontraktowej do ich rozliczenia, należność została oceniona na gruncie bezpodstawnego wzbogacenia.

Uwaga na zamówienia publiczne

Część orzeczeń powołanych w tym artykule zapadła pod rządami wcześniejszych przepisów. Wnioski dotyczące wykonania prac, znaczenia dokumentów czy bezpodstawnego wzbogacenia mogą nadal być przydatne, ale nie należy ich automatycznie przenosić na ocenę dopuszczalności zmiany obecnej umowy publicznej. Ta wymaga osobnego sprawdzenia podstawy zmiany kontraktu.

Brak ważnego aneksu może wykluczyć wynagrodzenie z umowy, ale nie zawsze zapłatę

Jeżeli strony zastrzegły pisemną zmianę pod rygorem nieważności i jej nie zachowały, wykonawca może nie mieć podstaw do żądania wynagrodzenia umownego za dodatkowy zakres. To jednak nie zawsze oznacza, że inwestor może zatrzymać efekt prac bez rozliczenia.

Kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, powinien wydać korzyść, a gdy nie jest to możliwe, zwrócić jej wartość. Przepisy te stosuje się również do świadczenia spełnionego na podstawie nieważnej czynności prawnej.

W wyroku z 2 lutego 2011 r., II CSK 414/10, Sąd Najwyższy przyjął, że nieważność ustnej zmiany umowy z powodu braku wymaganej formy nie kończy analizy. Jeżeli zamawiający uzyskał kosztem wykonawcy korzyść w postaci faktycznie wykonanych robót, trzeba rozważyć rozliczenie na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Sąd może zastosować inną podstawę prawną niż wskazana przez powoda, ale tylko w granicach faktów przedstawionych w sprawie. Jeżeli pozew opisuje wyłącznie fakturę i umowę, a nie przedstawia okoliczności dotyczących korzyści inwestora oraz zubożenia wykonawcy, późniejsze oparcie rozstrzygnięcia na art. 405 k.c. może być znacznie trudniejsze.

Bezpodstawne wzbogacenie nie jest automatycznym ratunkiem

Samo powołanie art. 405 k.c. nie wystarczy. Wykonawca musi wykazać, że roboty wykonano, nie należały do pierwotnego zakresu, nie było ważnej podstawy umownej ich rozliczenia, inwestor uzyskał konkretną korzyść jego kosztem oraz jaka była wartość tej korzyści.

Nie rozpisuję tu sposobu wyliczenia roszczenia, bo to osobny problem. Trzeba jednak zaznaczyć, że wartość wzbogacenia nie musi odpowiadać kwocie wpisanej na fakturze. Jej ustalenie często wymaga kosztorysu i opinii biegłego.

Bezpodstawne wzbogacenie nie służy też do naprawiania źle skalkulowanego ryczałtu. Wyrok Sądu Okręgowego w Bydgoszczy w sprawie VIII GC 64/20 pokazuje odwrotną stronę problemu: wykonawca powoływał się na dodatkowe zlecenie, ale biegły ustalił, że sporne prace należały już do pierwotnego zakresu umowy. Skoro miały podstawę w kontrakcie i były objęte ryczałtem, nie było podstaw do ponownego rozliczenia ich na podstawie art. 405 k.c.

Czy odbiór robót oznacza zgodę na zapłatę?

Odbiór bywa ważnym dowodem, ale sam nie musi oznaczać akceptacji dodatkowego wynagrodzenia w wysokości podanej przez wykonawcę.

Jego waga rośnie, gdy łączy się z innymi okolicznościami: inwestor wcześniej wiedział o dodatkowym zakresie, brał udział w uzgodnieniach, dostał kosztorys, nie sprzeciwił się wykonaniu, korzysta z efektu, a nawet częściowo zapłacił albo uznał część należności.

Inaczej wygląda sytuacja, w której inwestor przyjmuje ukończony obiekt, ale od początku kwestionuje dodatkowy charakter prac i twierdzi, że należały one do zakresu podstawowego. Odbiór potwierdza wtedy wykonanie robót, a niekoniecznie zgodę na dopłatę.

Co warto zabezpieczyć w trakcie budowy?

Kiedy w toku realizacji pojawia się potrzeba nieprzewidzianych prac, najsłabszym rozwiązaniem jest ustne zgłoszenie i liczenie na dobrą wolę. Jeszcze przed rozpoczęciem nowego zakresu dobrze udokumentować:

Najbezpieczniej i tak podpisać aneks albo odrębne pisemne zlecenie przed rozpoczęciem robót. Tego tekstu nie należy czytać jako zachęty do pracy bez dokumentów. To opis tego, co trzeba później zbadać, kiedy realia budowy wyprzedziły papier.

Orzecznictwo w skrócie

Kiedy wykonawcy należy się zapłata?

Wykonawca ma mocniejszą pozycję, gdy potrafi wykazać, że prace naprawdę znajdowały się poza umową, zlecił je inwestor albo osoba właściwie umocowana, strony traktowały je jako odpłatne, da się odtworzyć zakres i sposób wyliczenia należności, a inwestor efekt odebrał i z niego korzysta.

Brak pisemnego aneksu może jednak sprawić, że roszczenia nie da się zasądzić jako dodatkowego wynagrodzenia z umowy. W określonych przypadkach pozostaje rozliczenie korzyści inwestora na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. Nie jest to jednak prosty zamiennik brakującego aneksu. Wymaga wykazania innych przesłanek i często prowadzi do sporu nie tylko o zakres robót, ale też o wartość uzyskanej korzyści.

Dlatego najwięcej zależy od tego, co zostało zabezpieczone jeszcze na budowie: kto zlecał prace, w jakim charakterze, jaki zakres ustalono i czy pozostał po tym ślad.

Najczęstsze pytania